Пишу по рабочей задаче, а сообщение игнорируют. Что делать?
Рассказываем, как не быть «ждуном» и тактично напомнить о задаче коллеге или клиенту.
Автор: Влада Мамонова, редактор esprezo
Эксперт: Анастасия Стрельцова, главред esprezo
08 июня 2022
Бывает, пишешь по рабочим вопросам на почту, а ответа нет. И непонятно, прочитал ли получатель сообщение, помнит ли он о задаче.

Дублировать свой же вопрос неловко — вдруг адресат всё-таки видел письмо и повторное обращение воспримет с раздражением. Фразы «Удалось посмотреть?», «Вы получили письмо?» или «Ты не забыл о задаче?» ускорить ответ не помогают.

Рассказываем, как напомнить о задаче тактично и с большей вероятностью получить ответ.
Скорость ответа во многом зависит от автора сообщения
Обычно люди игнорируют сообщения не из вредности. Причин может быть сколько угодно: горят другие задачи, письмо затерялось в почте, ответ требует много времени, и человек постоянно откладывает его на потом. Какими бы ни были причины, скорость ответа во многом зависит от автора сообщения.

Чтобы получить ответ быстрее, не стоит стыдить и обвинять собеседника в том, что из-за него у вас стоит работа. Раздражённый тон только затягивает переписку.
Если в общении появляется напряжённость, человек стремится избегать его со всей тщательностью. А когда он чувствует вину за долгое ожидание, ему ещё нужно сформулировать оправдание своей задержке. Всё это не помогает получить ответ быстро.
Сделайте так, чтобы собеседнику было легко откликнуться
Если ответ на ваше сообщение не занимает много времени, есть шанс, что собеседник сделает это сразу же и не станет откладывать в долгий ящик. Коротко опишите задачу, чтобы адресат вспомнил контекст. Прикрепите файлы и ссылки — всё должно быть в одном месте, чтобы не пришлось искать детали по переписке.
Нет
«Удалось посмотреть документ?»
Да
«Нужна твоя обратная связь на финальный текст презентации. Файл во вложении — в комментариях отметил 3 фрагмента, которые нужно согласовать».
Объясните срочность задачи без претензий и обвинений. Расскажите, что от этого зависит и какие последствия, если задачу не сделать вовремя.
Нет
«Жду твои комментарии! Срочно нужно отправлять файл клиенту!»
Да
«Клиент уходит в отпуск со следующей недели. Нужно успеть согласовать с ним программу, иначе проект заморозится на 10 дней. Сможешь оставить комментарии завтра до обеда?».
Вместо неловких напоминаний, спросите к какому времени ждать ответ. Это поможет спланировать работу и даст легальное право уточнить статус задачи, если ответа не будет в срок.
Нет
«Ты не забыл о задаче?»
Да
«К какому числу сможешь собрать коммерческое предложение? Хочу спланировать работу и сориентировать клиента по срокам»
Поделиться в соцсетях
Что ещё почитать по теме?
ПРОДАЖИ
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА · РАБОТА В КОМАНДЕ · ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ ИНТЕЛЛЕКТ
РАБОТА В КОМАНДЕ
24 июля 2020
26 апреля 2022
04 мая 2022
Жёлтый маркер
Бесплатная рассылка для HR, T&D и руководителей.
Простые решения, как строить команду, проводить обучение сотрудников, экономить деньги и общаться с клиентами.
Подписывайтесь на рассылку — письмо каждый четверг
Письмо раз в неделю, прошлые письма остаются в прошлом