Вот оно, леген­дар­ное окошко PowerPoint, погу­бив­шее мно­гие жизни

Этот мем точно опи­сы­вает чув­ства чело­века, кото­рый узнал, что ему нужно сде­лать оче­ред­ную пре­зен­та­цию («Why meee?»)

В анке­тах обрат­ной связи на тре­нин­гах регу­лярно читаю такие отзывы:

«Очень понра­вился тре­нинг, всё доступно и понятно. Раньше нена­ви­дел делать
пре­зен­та­ции, самое нелю­би­мое заня­тие. Теперь всё изме­ни­лось. Спасибо!»

Это потому что пре­зен­та­ция закан­чи­ва­ется, а не начи­на­ется с PowerPoint.
Я объ­яс­няю это в пер­вые 1,5 часа обу­че­ния

Задача — про­ду­мать струк­туру и содер­жа­ние пре­зен­та­ции. На этапе сце­на­рия опре­де­ляем, что хотим ска­зать, кому и с какой целью.

Выключите слай­до­вое мыш­ле­ние. Вообще не думайте о слай­ди­ках. Возьмите блок­нот и про­ве­дите моз­го­вой штурм: выпи­шите все ваши идеи. А затем струк­ту­ри­руйте содер­жа­ние и сфор­му­ли­руйте все клю­че­вые идеи в виде «смыс­ло­вых заго­лов­ков». У вас 10 частей в пре­зен­та­ции — напи­шите 10 пред­ло­же­ний, про­чи­тав кото­рые, ауди­то­рия пой­мёт суть всей пре­зен­та­ции.

Как струк­ту­ри­ро­вать содер­жа­ние вширь и вглубь, какие типо­вые блоки есть в пре­зен­та­ции и многое другое рас­скажу в сле­ду­ю­щих интер­вью :-)

Главное, что должно быть на выходе — тезис­ный план пре­зен­та­ции.

Идея 1, Идея 2, Идея 3 и так далее. Если это пре­зен­та­ция услуг для кли­ен­тов, то идеи — это не «о ком­па­нии», «достижения», «преимущества», «схема работы». Это смыс­ло­вые блоки, но без кон­кре­тики. Сформулируйте для каж­дого блока клю­че­вую идею / идеи.
Что на самом деле вы хотите, чтобы ауди­то­рия запом­нила о вашей ком­па­нии,
дости­же­ниях?

Вот, к при­меру, клю­че­вая идея о схеме работы esprezo при раз­ра­ботке пре­зен­та­ций: «Подходим к работе ком­плексно: ищем идею, струк­ту­ри­руем пре­зен­та­цию, пишем
текст и визу­а­ли­зи­руем дан­ные». Понятна раз­ница? :-)

Если рабо­таем в команде или не можем обой­тись без ком­пью­тера, используем тек­сто­вые редак­торы (Word, Pages), про­граммы для заме­ток (Notes, Evernote) или софт для интеллект-карт (XMind, MindMeister). Забудьте о PowerPoint хотя бы на пол­часа.

Задача — при­ду­мать визу­а­ли­за­цию тех идей, что вы сфор­му­ли­ро­вали на этапе сце­на­рия. Берём ту же бума­гу и рисуем эскизы буду­щих слай­дов. Просто наброски от руки. Нет, худо­же­ствен­ного таланта не тре­бу­ется и это не зани­мает много вре­мени.

Так рас­кад­ровка выгля­дит в жизни. Быстрые наброски в блок­ноте. Фото с тре­нинга в KIA

На выходе полу­чаем покад­ро­вую исто­рию пре­зен­та­ции. Одна идея — один слайд с визу­а­ли­за­цией в виде фото, диа­граммы, схемы или тройки ико­нок с тек­сто­выми под­пи­сями.

Точно :-) Сценарий и рас­кад­ровка — это кинош­ные методы, кото­рые дока­зы­вают, что класс­ные фильмы — не говоря уже о пре­зен­та­циях — начи­на­ются на бумаге. Используйте их, и хэппи энд в виде любви к созда­нию пре­зен­та­ций неми­нуем.

Почитайте о прин­ци­пах сто­ри­тел­линга, кото­рые используют в Pixar. Если бы они эко­но­мили время на сце­на­рии и рас­кад­ровке, мы бы оста­лись без Валли и Евы. Без База Светика. Суперсемейки.

Если бы кино­сту­дии не исполь­зо­вали рас­кад­ровку, то они бы оста­лись без гроша: обанк­ро­ти­лись бы ещё на этапе про­из­вод­ства. Раскадровка уде­шев­ляет про­цесс: все дого­ва­ри­ва­ются на берегу о каж­дой сцене до отри­совки фильма в куче софта. В про­тив­ном слу­чае мил­лион пра­вок на этапе про­из­вод­ства так затя­нет про­цесс, что муль­тик так и не уви­дит свет.

С пау­эр­по­ин­том та же исто­рия.

Примерно так выгля­дит рас­кад­ровка ани­ма­ци­он­ного муль­тика

Уделяйте сце­на­рию и рас­кад­ровке не менее 60% вре­мени. Если у вас есть дизай­неры или пре­зен­та­ци­он­ное агент­ство, оставьте им этапы 3 и 4 и не сопри­ка­сай­тесь с PowerPoint вообще.

Главная задача — сфор­му­ли­ро­вать идеи и при­ду­мать визу­а­ли­за­цию.

Во мно­гих кон­сал­тин­го­вых фир­мах кон­суль­танты вплоть до уровня парт­нё­ров пишут сце­на­рий и рисуют рас­кад­ровку, а вёрстку слай­дов отдают ребя­там из отдела гра­фи­че­ского дизайна или на аут­сорс в Индию.

Третий этап — стиль. Задача — опре­де­лить фир­мен­ные эле­менты (цвета, шрифты, фон) и сверстать 3−5 типо­вых слай­дов. Наконец-то нужен ППТ!

Выбираем из рас­кад­ровки слайды: с диа­грам­мой, с фото­гра­фией, с икон­ками. Важно взять раз­ные слайды, чтобы апро­би­ро­вать при­ду­ман­ную сти­ли­стику и про­те­сти­ро­вать каж­дый тип визу­а­ли­за­ции. На выходе полу­чаем фир­мен­ный стиль и несколько типо­вых слай­дов — шаб­лон оформ­ле­ния буду­щей пре­зен­та­ции. Если у вас уже есть кор­по­ра­тив­ный шаб­лон,
то не изоб­ре­тайте вело­си­пед.

Лайфхак: соби­райте внутри ком­па­нии «банк слай­дов» из пре­зен­та­ций сотруд­ни­ков, откуда можно быстро выта­щить нуж­ную гра­фику (иконки, кар­тинки и т. д.), гото­вые слайды или ско­пи­ро­вать их ком­по­зи­цию.

Задача — создать ком­по­зи­цию на слай­дах. Можно дви­гать иконки и вырав­ни­вать кар­тинки бес­ко­нечно долго. Но если тре­ни­ро­вать этот навык, то работа на этом этапе будет дове­дена до авто­ма­тизма. Чтобы сде­лать хоро­шие слайды, помните про визу­аль­ную иерар­хию, фокус и про­стоту.

Визуальная иерар­хия: выде­лите несколько уров­ней идей на слайде. Главная идея — в боль­шом заго­ловке вверху слайда. Есть пара допол­ня­ю­щих тези­сов: раз­ме­стите их как под­за­го­ловки, но сде­лайте чуть меньше, чем заго­ло­вок. Есть ёще и пояс­ни­тель­ный текст к каж­дому тезису: напи­шите его ещё мельче. Получится три уровня идей на слайде, при­о­ри­те­зи­ро­ван­ных по важ­но­сти.

Фокус: выде­лите на слайде (ска­жем, стол­бец в диа­грамме) объ­ект, на кото­рый хотите обра­тить вни­ма­ние ауди­то­рии в первую оче­редь. Продажи упали в 2009 году? Выделите стол­бец с этим годом.

Простота — это сокра­ще­ние текста и визу­аль­ного шума на слайде. Меньше — лучше.
К сожа­ле­нию, обычно мы думаем наобо­рот: как бы услож­нить слайд, чтобы он не казался таким про­стым. Не бой­тесь лёг­ко­сти и «воз­духа» на слайде. Придумайте, как умень­шить коли­че­ство текста. Уберите лиш­ние визу­аль­ные эле­менты, кото­рые не делают идеи нагляд­нее.

Каждый этап созда­ния пре­зен­та­ции закла­ды­вает по одному прин­ципу, каж­дый из кото­рых я кратко объ­яс­нил раньше. Смысловые заго­ловки, визу­а­ли­за­ция, един­ство оформ­ле­ния, ком­по­зи­ция. Выкидываете любой из эта­пов — пре­зен­та­ция хро­мает и ей чего-то не хва­тает.

Каждый этап алго­ритма = клю­че­вой прин­цип созда­ния пре­зен­та­ции

Так только кажется. Это гораздо быст­рее, чем смот­реть в окошко PowerPoint и про­кра­сти­ни­ро­вать. На это могут уйти часы и дни. Сценарий и рас­кад­ровка момен­тально сдви­нут вашу пре­зен­та­цию с мёрт­вой точки и сде­лают про­цесс инте­рес­нее и осмыс­лен­нее.

И ещё: чем важ­нее пре­зен­та­ция, тем больше вре­мени инве­сти­руйте в пер­вые два этапа. Вы сами почув­ству­ете, что уси­лия оку­пятся.

Просто закройте PowerPoint и возь­мите лист бумаги. Делать пре­зен­та­ции — круто и инте­ресно, когда алго­ритм пра­виль­ный. Вам будет трудно оста­но­виться, если почув­ству­ете тот же кайф, что и мы в esprezo.