Презентационная культура
компании TerraLink

Разработка стандарта презентаций
и обучение универсальных солдат
Проблема
Ситуация

TerraLink — глобальная ИТ-компания, в которой презентации и выступления – инструмент продаж, маркетинга и объяснения сложных технических решений.

Сотрудники компании проводят пресэйл-презентации для клиентов. Защищают перед заказчиками конкурсные предложения. Презентуют новые услуги. Выступают на конференциях. Делают отчётные презентации в ходе проектов.
Задача

Построить презентационную культуру, которая выведет качество коммуникаций на новый уровень.

1. Повысить планку оформления презентаций и сократить время на техническую часть в PowerPoint.

2. Обучить 12 руководителей, которые смогут продавать пингвинам снег в Арктике, быть ролевыми моделями для сотрудников и распространять опыт.
Решение

Этап 1. Разработать стандарт презентаций

  1. Примеры «До» и «После» — продемонстрировать эталонный опыт
  2. Шаблон презентации с готовыми макетами — быстро делать типовые слайды
  3. Настройка функций шаблона — автоматизировать рутинные операции
  4. Таймсэйвер — ускорить вставку графики: наборы иконок, схем и карт
  5. Техническое руководство — объяснить, как пользоваться всем этим добром

Этап 2. Обучить универсальных солдат презентаций

  1. Дать навыки, как писать сценарий, визуализировать информацию и выступать на публике. Сценарист, дизайнер и актёр в одном лице
  2. Закрепить материал на реальном примере — сделать рабочую презентацию в ходе обучения и прогнать выступления на финальном тест-драйве в условиях,
    приближенным к боевым
задача
Построить презентационную культуру в компании, которая выведет качество коммуникаций на новый уровень
Мы решали задачу в два этапа:
Этап 1. Повышаем планку оформления презентаций и сокращаем время на техническую часть создания слайдов в PowerPoint.
1
Примеры «До» и «После» — продемонстрировать эталонный опыт
2
Шаблон презентации с готовыми макетами — быстро делать типовые слайды
3
Настройка функций шаблона – автоматизировать рутинные операции
4
Таймсэйвер — ускорить вставку графики (наборы иконок, схем и карт)
5
Техническое руководство — объяснить, как пользоваться всем этим добром
Этап 2. Обучить 12 руководителей, которые смогут продавать пингвинам снег в Арктике, быть ролевыми моделями для сотрудников и распространять опыт.
1
Дать навыки того, как писать сценарий, визуализировать информацию и выступать на публике — сценарист, визуализатор и актёр в одном лице
2
Закрепить материал на реальном примере — сделать рабочую презентацию в ходе обучения и прогнать выступления на финальном тест-драйве в условиях, приближенным к боевым
Этап 1. Стандарт презентаций
0. Анализ рабочих презентаций и выявление проблем

Выявили «боли» клиента — перегруз на слайдах, отсутствие единого стиля, разноплановый вид графики. Составили с клиентом список основных макетов слайдов и определились с набором слайдов для переработки в формате «До» и «После». Уточнили технические требования, разобрались с брендбуком.
1. Редизайн слайдов — вёрстка эталонных примеров «До» и «После»

С чистого слайда приступили к работе. Переработали слайды из утвержденного набора — расставили акценты, добавили воздуха, разумно упростили тексты. Продумали единый стиль карт, схем и диаграмм.
Примеры слайдов в формате «До» и «После»
2. Разработка готовых макетов слайдов

Подготовили типовые макеты — описания проектов и технических решений, представление команды, сметы. Получилось 53 разных по структуре и содержанию слайда, готовых к использованию.
Описание фотографии
3. Частичная автоматизация настроек и рутинных задач

Внедрили цветовые палитры, вшили в шаблон шрифты, настроили направляющие и сетку. Разработали образцы графиков и диаграмм для сохранения — добились баланса простоты и понятности. Избавились от визуального мусора в виде теней, контуров и сеток.
4. Разработка таймсейвера с готовой графикой

Сократили время на подготовку презентаций с помощью графического пакета. В него вошли 48 иконок и 128 пиктограмм, 10 схем процессов, 34 базовые фигуры, 4 редактируемые карты, а также другие полезности, на поиск и создание которых обычно тратится много времени.
5. Создание гайдлайна к шаблону

Написали инструкции по использованию шаблона на русском и английском языках — прописали не ограничения по вёрстке, а советы сотрудникам, как лучше оформить слайды и почему. В итоге получилась исчерпывающая методичка из 17 слайдов.
Итак, стандарт презентаций — это универсальный помощник: демонстрирует лучший опыт, даёт готовые макеты для типовых слайдов, автоматизирует рутину, снабжает необходимой графикой и объясняет, если что-то непонятно.
результаты 1-го этапа
Повысили качество презентаций и сократили время на их разработку
53
слайда переосмыслили в формате «До» и «После» и шаблонизировали: от графиков управления проектами до схем архитектуры ИТ-систем
41
слайд руководства подготовили на русском и английском
200
сотрудников в 5 странах больше не тратят время на подбор иконок серверов
Этап 2. Обучение универсальных солдат презентаций
0. Понимание задачи

Сначала клиент хотел провести один двухдневный тренинг по навыкам работы с аудиторией, чтобы научить руководителей структурировать сложный материал и быть в контакте с аудиторией.

Однако при изучении уровня презентаций в компании мы поняли, что правильнее дать комплексное презентационное образование из трёх тренингов.

Руководители сами готовят презентации, поэтому им важно уметь и придумать содержание, и нарисовать слайды, а затем уже выступить и убедить зрителей.

Поэтому мы предложили формат «2+2+1»: два дня на сценарий и выступление, два дня на дизайн и технику в PowerPoint и 1 день поддержки после обучения.
1. Тренинг «Эволюция презентатора: публичные выступления»
Время: 2 дня, с 10 до 18.

Чему учатся участники: структурировать информацию, подбирать доводы, убеждать и отвечать на вопросы, работать с разными типами зрителей, жестикулировать и быть выразительными.

Мы сделали одним из основных акцентов в обучении на вовлечении и проведении «контактных презентаций», чтобы спикеры могли вести аудиторию через сложный контент и на длинные расстояния (а презентации бывают и по часу).

Мы специально отказались от продвинутой версии тренинга, которая включает модуль по сторителлингу, так как сотрудники проводят в большей степени левополушарные, рациональные презентации. Им было актуальнее изучить подробнее тему «Аргументация и ответы на вопросы», поэтому на ней мы сделали второй акцент.
2. Тренинг «Дизайн презентаций и техника в PowerPoint»
Время: 2 дня, с 10 до 18. Тренер: Марк Хлынов

Чему учатся участники: изучают типичные ошибки в дизайне и понимают принципы создания хорошей презентации, осваивают работу по процессу «сценарий → раскадровка → стиль → слайды», учатся представлять наглядно цифровые данные, визуализировать текст, использовать фотографии и работать в PowerPoint.
Первой особенностью тренинга было то, что во второй день участники изучили не только фишки ПО, но и готовый стандарт презентаций TerraLink, который мы подготовили, и практиковались в нём работать.

Второе — участники делали домашнее задание после первого тренинга: сделать сториборд, то есть план своей рабочей презентации. А на тренинге по дизайну они превращали сценарий в послайдовую раскадровку на бумаге и в программе.
Отзывы участников
3. Тренинг «Тест-драйв: прогон рабочей презентации»
Время: 1 день, с 10 до 18.

Как мы уже написали выше — в курсе было домашнее задание: подготовить с нуля или переработать собственные презентации, с которыми каждый выезжает на встречи к реальным заказчикам.

После первого тренинга им нужно было провести обновление структуры и контента, а также отрепетировать свои выступления. После второго — они должны были сделать раскадровку и нарисовать слайды.

А на тренинге «Тест-драйв» мы встретились с группой, чтобы каждый участник провёл генеральную репетицию, свою «выпускную» презентацию.

10 минут длится показ выступления и 15 минут даётся на обсуждение. Таким образом каждый участник получает детальный анализ и советы по улучшению материала, слайдов и выступления.
результаты 2-го этапа
Обучили и подготовили универсальных
солдат презентаций
12 руководителей
стали универсальными солдатами презентаций 3 в 1: сценаристами, визуализаторами и актёрами
3 рабочих недели
участники варились вкрутую в теме презентаций: на трёх тренингах и домашней работе в перерывах между ними
40 часов
обучали делать презентации: давали новые установки, снабжали знаниями и проводили практику на реальных примерах
Результат обучения — развили всесторонние навыки сотрудников в условиях, максимально приближенных к боевым. Помимо обучения участники получили готовые выступления с презентациями по своим темам.
Евгений Кучияш
Менеджер проектов TerraLink