15 минут славы. Подготовка к выступ­ле­нию спи­ке­ров Merck Serono
Александр Яныхбаш
Партнёр esPrezo. Тренер по публичным выступлениям
Один из часто зада­ва­е­мых вопро­сов на тре­нин­гах и мастер-классах: «Сколько вре­мени должно ухо­дить на под­го­товку?» Очевидно, что одно­знач­ного ответа на такой вопрос не бывает. Всегда хочется отве­тить: «чем больше, тем лучше». Однако у меня есть слу­чай из прак­тики, кото­рый под­ска­жет при­мер­ное время.
задача
Создание презентации и подготовка спикеров к выступлению
на международном саммите
«Мы хотим всех уди­вить!»
Я сотруд­ни­чал с фар­ма­цев­ти­че­ской ком­па­нией MerckSerono, про­во­дил интер­ак­тив­ные мастер-классы. И в один пре­крас­ный день посту­пил запрос о под­го­товке двух спи­ке­ров к выступ­ле­нию на меж­ду­на­род­ном PR-саммите в Стамбуле. Это был такой «смотр» мар­ке­тин­го­вых и PR-подразделений ком­па­нии из раз­ных стран, где сотруд­ники дели­лись сво­ими нара­бот­ками и мето­дами по про­дви­же­нию лекар­ствен­ных пре­па­ра­тов в своих реги­о­нах. В России было орга­ни­зо­вано инте­рес­ней­шее меро­при­я­тие — насто­я­щий спек­такль, целью кото­рого было пока­зать важ­но­сть онко-диагностики и гра­мот­ного систем­ного лече­ния. К слову, я сам был на этом спек­такле ранее, поэтому лично видел, какое силь­ное впе­чат­ле­ние на зри­те­лей про­из­вело дей­ство.

Когда я при­е­хал на первую встречу, Роджер и Юрий заявили: «Хотим всех уди­вить и пока­зать, что мы в России сде­лали луч­шее реше­ние по мар­ке­тингу». Отлично, при­сту­пили к работе. Времени прак­ти­че­ски не было: высту­пать после­зав­тра, поэтому рабо­тать при­шлось плотно.
Пошаговый алго­ритм
Первым делом я попро­сил их опре­де­лить глав­ную идею выступ­ле­ния. Собственно, выше при­ве­дена именно она: мы хотим всех пора­зить тем, что сде­лали луч­шее «промо».

Затем мы начали созда­вать план пре­зен­та­ции. Им нужно было про­ве­сти 15-минутное выступ­ле­ние. Вооружившись флип­чар­том, мы стали наки­ды­вать идеи и фразы. Это было, пожа­луй, одно из самых слож­ных мест: нужно было выбрать самые чет­кие фор­му­ли­ровки, пока­зать про­бле­ма­тику и рос­сий­ские реа­лии как в обла­сти здра­во­охра­не­ния, так и отно­ше­ния к соб­ствен­ному здо­ро­вью. И, конечно, нужно было пере­дать всю ярко­сть и нетри­ви­аль­но­сть най­ден­ного реше­ния — спек­такля «Senseless».

После трех часов моз­го­вых штур­мов мы набрали мате­риал, «обто­чили» фразы и начали репе­ти­ро­вать. В пар­ном выступ­ле­нии — как в тан­цах: необ­хо­димо фили­гран­ное чув­ство парт­нера, чтобы не воз­ни­кало нелов­ких пауз при пере­даче слова и оба смот­ре­лись гар­мо­нично. Благо, что Роджер и Юрий давно рабо­тают бок о бок, поэтому отлично пони­мали друг друга. Но вопрос в том, как уди­вить всех, все еще оста­вался откры­тым…
Риск — дело благородное
Мне в голову пришла идея, которую, по правде сказать, я не спешил открывать, так как помимо плюсов были и очевидные минусы. Я предложил использовать Prezi для презентации. Я открыл им пару файлов со своих мастер-классов, чтобы показать функционал и необычность сервиса. И им понравилось! Правда, я все еще сомневался, так как у нас в России Prezi только набирал обороты, а там этими фишками, возможно, уже никого и не удивишь… Но мы рискнули.

Под конец первого дня (а к тому моменту прошло уже 7 часов нашей совместной работы) мы сделали на бумаге большую прорисовку фреймов, где написали нужный текст, набросали эскизы иллюстраций и видео. Еще через 2 часа мы завершили эскиз и попрощались до завтра.
Пример прорисовки фреймов — так будет разворачиваться история
День второй. Рисование
На второй день я принялся «рисовать» презентацию по заготовленной раскадровке. Фреймов было около 15, слайды были легкими, без длинных предложений и сложных графиков. Основное внимание должно было быть сфокусировано на выступающих. Пока я занимался визуализацией, спикеры репетировали. Через три часа файл был готов, началась «премьера». И как это часто бывает, в процессе репетиции у них родилось несколько новых идей, поэтому пришлось вносить доработки в презентацию. Еще час и финальная версия была готова.

Мы принялись репетировать со слайдами. К тому моменту прошло уже 13 часов чистого времени: от создания общей канвы до воплощения идей на экране. Мы прорепетировали еще час, и я со спокойной душой сказал: «Хватит, надо дать "отлежаться" материалу, чтобы не засушить рассказ. Отдохните от речи».

Вечером они вылетали, но продолжали репетировать в аэропорту и самолете. Я был поражен их стремлением сделать все идеально!
Звонок из Стамбула
Через два дня мне позвонил Роджер. Он сказал, что сразу после выступления все зарубежные коллеги стали поздравлять их с победой (хотя решение принималось чуть позже) — настолько они впечатлили всех присутствующих. И, конечно, Prezi заставила всех «проснуться». Я вздохнул с облегчением. Потом он добавил, что конкурс они не выиграли (да и не могли выиграть по каким-то «политическим соображениям»), но своих целей они точно достигли: не только привлекли интерес к проекту, но и показали себя перед главным руководством.

А теперь вернемся к вопросу о длительности подготовки. В презентацию мы инвестировали около 14 часов + несколько часов репетиций клиента по дороге. Это путь от создания содержания презентации через слайды к репетициям. С доработками, правками и снова репетициями. И это нормально! Они хотели сделать все по уму, хотели классно выступить и показать себя, и они сделали это! Их 15-минутное выступление потребовало около 16 часов, но игра стоила свеч. От хорошей подготовки никто не умирал.